miércoles, 17 de febrero de 2016

Organizar ideas: 9 claves para preparar una presentación

Estoy trabajando en la planificación y preparación de dos presentaciones importantes, ambas con fines formativos. La presión es relativamente alta porque en ambos casos los miembros del público (1) esperarán obtener un alto valor y aprender tanto como les sea posible, y (2) en vista de su perfil, preguntarán, refutarán y, en general, se cuestionarán todo aquello que no les parezca, a priori, evidente.

Según José María Palomares, Director de Comunicación de Telefónica, el 80% del éxito de una presentación ocurre antes de la puesta en escena. Y efectivamente, las horas que dediquemos a planificar, preparar, diseñar y practicar una presentación, será un tiempo muy bien invertido y que arrojará buenos frutos.

Nancy Duarte, en su libro Resonate, detalla un proceso de planificación en nueve pasos que se sale completamente de “lo común”. Parte de la base de tener ya hecha la primera parte de los deberes (tener claro el objetivo, definido el mensaje e investigado el público). Éstos son los nueve pasos:

1. Generar ideas

Recopilar, crear y escribir todo aquello que se nos ocurra que pueda servir para desarrollar la presentación. Preferiblemente escribirlas en “postits” o en trozos de papel similares en tamaño para su posterior uso.

2. Filtrar

Siempre apoyados de a la idea central, descartar todo aquello que no añada valor. Todo lo que apoye al mensaje, se queda. Lo que no, fuera.

3. Agrupar

Por tema. Encontrar vínculos entre las ideas para poder crear conjuntos de ideas relacionadas y colocarlas en grupo sobre una superficie grande (el suelo o una mesa de reuniones).

4. Crear mensajes

Convertir los temas en mensajes. Una vez agrupadas las ideas, encontrar y redactar el mensaje que transmite cada grupo; su idea central. Escribir dicho mensaje en una frase completa y colocarlo junto a su grupo.

5. Organizar ideas y mensajes

Para lograr mayor impacto. Determinar la secuencia más lógica en la que presentar estos mensajes, para optimizar el resultado de nuestra presentación.

6. Añadir temas de apoyo

O evidencia. Incluir información que soporte a cada uno de esos mensajes, en forma de ejemplos, historias e ilustraciones que refuercen cada mensaje.

7. Reforzar los puntos de inflexión

Entre la Introducción y el Cuerpo, y entre el Cuerpo y el Cierre. Esto es para presentadores avanzados. Según Nancy, el primer punto de inflexión (“llamada a la aventura”) es el que da fin a la introducción y da paso al desarrollo del cuerpo de la presentación, o inicio de la aventura. El segundo (“llamada a la acción”) refuerza el mensaje central y la necesidad de actuar, dando paso al cierre en el que deberíamos pintar un futuro esperanzador.

8. Verificar contraste

Emocional, de contenido y de puesta en escena. El contraste es lo que mantiene al público en vilo, atento. El contraste emocional es el que juega con la situación actual y la situación deseada (del público), indicando “lo que es” y comparándolo con “lo que podría ser”. El contraste de contenido es la variación entre teoría e ilustración (anécdotas y ejemplos). El contraste de puesta en escena es el cambio entre forma de presentar (de sermón, a dinámica de grupo, a vídeo, a preguntas, etc).

9. Visualizar el mensaje

Convertir las palabras en imágenes. Sólo en este punto podemos comenzar a pensar en PowerPoint. Pero antes de abrir el ordenador, hay que bosquejarlas a mano hasta que encontremos la secuencia apropiada de imágenes.

¿Qué aporta la organización visual de las ideas?

En ambos casos estoy aún en el punto 6 (añadir temas de apoyo), lo que significa que me queda trabajo por hacer. No obstante, el mero cambio de chip supone una manera muy distinta de enfocar las presentaciones.
A simple vista, me he podido percatar de cuatro grandes ventajas:

*Claridad

El proceso de escribir cada idea en un trozo de papel e ir repasándolas todas a medida que vamos distribuyéndolas sobre la mesa y luego agrupándolas según su afinidad, permite ver la presentación con mucha claridad, con nuevos ojos. También facilita muchísimo la tarea de descartar material irrelevante.

*Conexiones no pensadas

Además, esta misma dinámica hace que se vayan generando asociaciones no pensadas antes. Esto hace que nos cuestionemos la forma de agruparlas y que se nos ocurran maneras no tan obvias de hacerlo.

*Nuevas ideas

El proceso hace que, viendo la foto desde fuera, nos demos cuenta de huecos importantes y del potencial para incluir nuevas ideas que sumen al mensaje principal que queremos desarrollar.

*Creatividad

El modo en el que se desarrolla el ejercicio nos pone en una tesitura creativa poco habitual (al menos para mí). Sacar la organización de ideas de la cabeza y ponerla visualmente sobre una gran superficie nos da una visión mucho más amplia de la situación y nos abre un mundo de posibilidades. Claro, no todas son susceptibles de ser materializadas, pero sí surgen nuevas posibilidades que no se nos habrían ocurrido si nos hubiésemos ceñido al bloc de notas.

Todavía me quedan pasos por explorar con estas dos presentaciones y la verdad es que me apetece mucho continuar y descubrir cosas que no descubriría con un método de trabajo más “tradicional”.

Organiza visualmente tus ideas en tu próxima presentación. Descubrirás cosas interesantísimas.

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