¿Sabe organizar reuniones de trabajo?

¿Ha estado usted alguna vez en una reunión que empezó tarde, se prolongo demasiado o se realizo en una habitación con mucha gente, mal ventilada y con distracciones, donde quien la dirigía daba vueltas a un asunto y nunca llegaba al punto, o donde el proyector se rompió o el conferencista invitado no llego?  El propósito de una reunión laboral es informar, coordinar, educar, enseñar o adiestrar. He aquí algunas sugerencias para conducir reunión con efectividad:

1.    Programación

Nunca convoque a una reunión sorpresivamente.
Cuando sea posible, de a los participantes por lo menos un día de aviso.
Las reuniones deben durar alrededor de 30 minutos y dedicarse a tratar un solo tema; para abordar dos temas, programe una reunión de una hora.
Sea puntual. Gánese la reputación de empezar y terminar a tiempo una cita de trabajo.

2.    Participación

Incluya solamente a las personas directamente afectadas o con interés en el tema de la reunión.
No permita que un hombre clave envié a un sustituto.

3.    Preparación

No lleve a cabo una reunión sin haberla preparado.
Los arreglos preliminares pueden determinar el éxito.
La sala de reuniones debe estar bien iluminada y ventilada y alejada de las distracciones.
En caso necesario efectué la reunión en una oficina sin teléfono ni otros medios de comunicaciones, con el fin de evitar interrupciones.

4.    Presentación

Logre que los asistentes se sientan cómodos.
Sea sincero.
Elija el tema básico de manera que su discusión sea oportuna y practica y otro más sobre el que los asistentes también puedan hablar.
Presénteles el tema y diga en palabras simples de que se trata la reunión.

5.    Discusiones técnicas

Incite al grupo a intercambiar opiniones
Haga preguntas que no puedan ser respondidas con “si” o”no”.
Incite a los miembros del grupo a que piensen individualmente o colectivamente.
Déjelos hablar. Haga una pregunta, espere un momento y luego llame a uno de los trabajadores para que responda. Esto hará pensar a todos en la respuesta.

6.    Acuerdo con el grupo

Póngase de acuerdo sobre que deba hacerse.
Trate de que el grupo llegue a un acuerdo sobre los métodos correctivos o de mejoras.
Escriba todos los reclamos o sugerencias.

7.    Seguimiento

Resuma lo tratado a los participantes.
Revise brevemente lo que se ha tratado y tome una decisión.
Luego aplique la decisión en los diferentes departamentos y con los trabajadores.

Fuente: Psicología y Empresa