La tecnología en los Departamentos de Recursos Humanos: ¿Costumbre ó Innovación?

Recientemente se han presentado los primeros resultados de los Indicadores sobre el grado de implantación de soluciones tecnológicas en los departamentos de Recursos Humanos. Isabel Delgado, Coordinadora de este estudio y miembro del Grupo de Investigación de dirección de Recursos Humanos de la Universidad Complutense y Manuel Monterrubio, Director General de ITHcap fueron los encargados de dar a conocer los primeros resultados de este estudio en la Universidad Complutense de Madrid. La encuesta se ha dirigido a 17.000 empresas. El 75% de las personas que han participado en el estudio pertenecen al Departamento de RRHH y el 50% son trabajadores de empresas con más de 250 empleados. El sector más representado es el de Servicios.Gracias a la realización de este estudio se han extraído resultados reveladores sobre el uso de la tecnología en las empresas de nuestro país.

Uno de los resultados que más ha llamado la atención es el tiempo dedicado a temas administrativos. El 42% de los encuestados indican que en sus empresas se dedica un 80% del tiempo a cuestiones administrativas en la gestión de personas. “Este dato nos ha parecido especialmente revelador. En pleno siglo XXI en el que el uso de la tecnología se supone extendida a todos los ámbitos de la vida parece que el departamento de Recursos Humanos se resiste a automatizar ciertos procesos que agilizarían de forma radical este tipo de gestiones administrativas”, explica Manuel Monterrubio, Director General de ITHcap y precursor del estudio. En cuanto a la distribución de las nóminas a pesar de que sigue siendo el papel el método más utilizado para hacer llegar la nómina a los trabajadores. Concretamente, el 66% de las empresas encuestadas siguen con este método tradicional y de coste elevado; aunque cada vez más se usan soluciones tecnológicas como distribución vía portal del empleado. Al contrario que en estos dos ítems parece que las soluciones tecnológicas aplicadas a la comunicación están más extendidas ya que el 43% de los encuestados indican que la comunicación empresa-empleado se realiza a través del Portal del empleado o de la Intranet. En el ámbito de la contratación hay varias conclusiones a tener en cuenta.

Por un lado, la planificación de plantillas y la gestión de organigramas son las herramientas donde menos se usa el papel y más las herramientas ofimáticas. En cuanto a la captación de CV y a los procesos de selección el 81% de las personas que han contestado a las encuestas afirman que en sus empresas este tema se desarrolla a través de internet ya sea a través de sus propias páginas web o a través de páginas especializadas en la búsqueda de empleo. Además, el 27% de los encuestados asegura que sus empresas recurren a la externalización para la captación de CV y selección de personal. Sin embargo, la gestión interna de CV y contratación es sólo externalizada en un 4% de las empresas encuestadas. En el resto se realiza en la propia empresa a través de herramientas ofimáticas principalmente, en concreto el 51% las utiliza, frente al 22% que lo realiza en papel y el 19% que utiliza alguna herramienta automatizada. “Este dato también nos ha resultado curioso porque hemos visto que en el caso específico de la contratación hay algunas empresas que ya han empezado a utilizar herramientas que realizan estas gestiones de manera automática. Es decir, que hay empresas que han podido comprobar que el uso de estas herramientas puede ahorrar en costes y en tiempo de trabajo. Sin embargo, el porcentaje a favor de las soluciones tecnológicas sigue siendo muy bajo, es casi igual al uso de papel, y muy inferior al uso de herramientas ofimáticas”. Comenta Isabel Delgado. Lo mismo ocurre en la gestión del desempeño, la formación y carreras, se desarrolla principalmente a través de herramientas informáticas en las empresas que se realiza, porque este estudio nos enseña que este tipo de gestiones no están muy extendidas en las empresas españolas. Un 37% de las empresas no hace gestión de carreras profesionales.

Los resultados en cuanto al análisis de puestos, el análisis salarial así como la solicitud y tramitación de prestaciones sociales son similares a los resultados que estamos viendo, se realizan principalmente a través de herramienta ofimáticas. Exactamente el 46% de las empresas realiza de este modo los análisis de puestos de trabajo; el 60% lo hace con el análisis salarial y de presupuesto; y el 39% de éstas utiliza herramientas ofimáticas para llevar las prestaciones sociales, becas y ayudas. En cuanto a las soluciones tecnológicas aplicadas a otros ámbitos, las conclusiones extraídas del estudio reflejan que es en la gestión de vacaciones y ausencias así como la modificación del expediente personal y el control de absentismo donde las empresas utilizan herramientas más automatizadas. De manera desglosada, el 55% de las empresas utiliza estas herramientas para la gestión de vacaciones, el 39% lo hace para la modificación del expediente y el 47% para el control de absentismo. Se ha preguntado a los encuestados por la relación con la Seguridad Social así como por la realización de estudios y de productividad. De las respuestas a estas preguntas se ha extraído la información de que es la relación con la Seguridad Social es lo que más se desarrolla de forma automática exactamente un 45% de las empresas encuestadas.

Además hay un porcentaje elevado de empresas que no realizan ni estudios de tiempos ni de productividad, un 27%. Para terminar se preguntó a los encuestados por otro tipo de soluciones tecnológicas como el uso de Sistemas de Control de Presencia o Cámaras de Vigilancia que cada vez tienen más implantación o como el uso de novedosos sistemas como la Web TV Corporativa o la Cartelería Digital que aún no tienen presencia destacable pero que comienzan a ser tenidos en cuenta en la gran empresa. Las conclusiones básicas de la primera fase de este estudio son que, en general, el grado de implantación de la tecnología en la gestión de los Recursos Humanos es bajo. Hay aspectos en los que la tecnología está más desarrollada que en otros, como hemos visto, pero una visión general nos dice que en España el uso de tecnología en este departamento es más limitado que en departamentos de finanzas o producción y por lo tanto, es mejorable. “Nos parece que gracias a este estudio hemos podido llegar a ciertas conclusiones relevantes que dicen mucho de cómo gestionamos los Recursos Humanos en nuestro país. Creemos que el grado de automatización es mejorable y que las empresas deberían apostar más por la aplicación de la tecnología en la gestión del capital humano al igual que lo hacen en otros departamentos. La mejora de gestión y el ahorro en tiempo y costes será notable. Al fin y al cabo la tecnología fue inventada por el hombre para ayudarle en su vida diaria. Deberíamos por lo tanto llevarla también a este departamento ya que en aquellas empresas que basan su diferencia en el talento de las personas –independientemente de su tamaño- la inversión en herramientas de seguimiento y desarrollo del Capital Humano es muy rentable”. Concluye Manuel Monterrubio.

Fuente: RRHH