Del mismo modo que finalizamos el año con las doce uvas, a nivel empresarial es necesario comenzarlo con una serie de acciones que nos aportarán seguridad. Unos hábitos para iniciar 2015 con unas mínimas garantías de éxito empresarial para tu pyme:
Hacer inventario. Si vendes o fabricas productos, deberás contabilizar todos los productos o materias primas con los que cuenta tu empresa en el cambio de año. Si utilizas un sistema de venta de tecnología en nube, es muy importante anotar al final el total del inventario anual con fecha 1 de enero, la mayoría de sistemas TPV mantienen solamente un inventario completo (el actual). Si olvidas anotarlo ahora, tendrás que calcular más tarde todas las compras y ventas anteriores (y no es nada divertido).
Elaborar los informes contables. Lo mejor es realizar todos estos informes financieros en formato PDF. Es cierto que resulta fundamental hacer una copia de seguridad de su sistema de contabilidad o CSV para prevenir cualquier pérdida de datos durante del año, pero los servicios de contabilidad cambian con el tiempo y en caso de necesitar datos de hace unos años, te será más fácil hacerlo en un informe PDF, que lo resume todo sin tener que volver a importar, volver a formatear y demás para extraer un informe. Estos son los principales informes de fin de año:
Pérdidas y Ganancias, 1 de enero - 31 de diciembre
Balance General, uno con fecha 1 de enero y otro con fecha 31 de diciembre
Datos de todas las transacciones, 1 enero - 31 diciembre
Datos de impuestos sobre las nóminas de los empleados, 1 enero - 31 diciembre
Extractos de estado de cuentas. Si utilizas Square, Paypal, Dwolla o un banco online para tu negocio, asegúrate de descargar un informe en PDF de todas las transacciones del año. Es posible que tu banco restrinja las disponibilidad de todos estos datos, por lo que es importante descargar ahora todos los estados de cuenta bancarios el año . De igual modo, descarga copias de facturas de servicios, de tarjetas de crédito, cuentas de seguros, facturas de proveedores, declaraciones de impuestos y cualquier otra información financiera online.
Descarga de archivos en nube. Muchas pymes confían en las soluciones de nube para los temas de colaboración, facturación, correo electrónico y otras funciones clave. Revisa estos servicios en nube, y descarga copias de todos los archivos y datos importantes. Aquí se incluye Google Drive / Docs, Office365, iCloud, Evernote, Dropbox, Freshbooks, nóminas, administración de contraseñas, puntos de venta y cualquier otro servicios de tecnología en nube que utilices. Te será útil elaborar una lista con todos estos servicios para que el próximo año te resulte más fácil realizar esta tarea.
Haz una copia de tus actividades empresariales. En tu agenda empresarial se registran todos tus viajes, reuniones y demás actividades relacionadas con tu trabajo. Es un registro esencial para el negocio. Guarda un informe en PDF de todo el año. Necesitarás desglosarlo por meses o semanas, o incluso por días, a fin de que todos los detalles queden visibles. Si sueles utilizar una agenda en papel, lo mejor es asegurarte de que guardas en un lugar seguro todas las agendas antiguas para tenerlas disponibles durante al menos 5 años consecutivos.
Haz un registro del kilometraje total del año. Si utilizas tu vehículo para el negocio, anota el kilometraje registrado a finales de año. Esto supone una base importante para el resto de registros de todo el año. Si lo anotas en tu agenda, lo podrás encontrar fácilmente.
Copia de seguridad de tu teléfono. Si perdieras el teléfono hoy, todavía podrías acceder a los datos que tienes en el sistema en nube, pero ¿qué ocurriría con las fotos? No se puede uno fiar mucho de la galería de fotos del iPhone, ya que solo incluye las últimas 1.000. Resulta útil disponer de un disco duro externo que respalde todas las fotos de tu smartphone a través de WiFi. Deberás recordar cualquier otro dato que puedas haber creado y almacenado en el teléfono y no en otro lugar. Realiza una copia de seguridad de esos archivos también.
Copia de seguridad de tus archivos. Toda esta gran cantidad de datos financieros son de vital importancia para tu negocio. No te arriesgues a perder estos archivos. Agrúpalos en una única carpeta con fecha de este año. Envía una copia a algún sistema de copias de seguridad en nube, como Box o Dropbox, y guarda también otras copias en el disco duro externo de tu equipo, y en el disco duro del ordenador.
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