miércoles, 18 de septiembre de 2013

Gestionar Varios Proyectos a la Vez

¿Cómo repartirte cuando tienes que manejar varios proyectos a la vez? Si sumamos los proyectos propiamente dichos, más las tareas que llevan varios días que en el fondo son miniproyectos, ¿cómo hacer todo eso? ¿Cómo asegurar tiempo y esfuerzos para todos y a la vez cumplir con los plazos?

Desde hace tiempo estoy trabajando en un ambicioso proyecto del que pronto espero hablarte. Es un proyecto exigente con un calendario apretado. Pero cuando surgió, el reto más importante (en términos de organización y resultados) al que me enfrenté es que debía hacerlo convivir con el resto de actividades que ya venía haciendo.

Para mí compaginar varios proyectos a la vez no es una cuestión ni de buena voluntad ni de dormir menos. Sino de saber lo que tienes que hacer y cuándo.
Como en casi todos los proyectos que empiezo apliqué entonces la Técnica de “Divide y Trocea” que nunca me ha fallado. Esta vez tampoco. Y no falla porque es la base de todo lo que viene a continuación.

El siguiente paso para compatibilizar proyectos es garantizar resultados todos los días. Asegúrate que todos los días vas a dedicar algo de tiempo a cada uno de tus proyectos. Un trocito del día a cada uno. No importa tanto el tiempo que les dediques como el poder ir completando las partes y tareas en las que lo dividiste. Unos días a uno le dedicarás una hora y media, a otro veinte minutos y a otro puede que diez. Pero en todos habrás avanzado.

Y la última clave es la menos obvia, la que muy a menudo se pasa por alto. Reside en hacer una planificación diaria y semanal combinando piezas (tareas) de todos los proyectos. Pero hacer que esas piezas se “complementen”. ¿Y qué quiere decir esto? Que dentro de cada proyecto hay tareas exigentes, que requieren concentración, creatividad e intensidad. Pero también hay otras que son medianas y menores, otras que son más cómodas de hacer, otras mecánicas, otras de recopilación, otras de maquetación… Cada parte es distinta y pide algo distinto de ti. Combínalas entre sí.

¿Cómo se haría esto dentro de una organización cotidiana? Imaginemos que es viernes y voy a construir mi plan de trabajo para la semana que viene. Tengo en mente que debo compaginar cuatro proyectos: el A, B, C y D. Dado que en su día dividí esos proyectos y los descompuse en tareas, las tengo bien identificadas y sé lo que me pide cada una. De esta manera me organizo así…

El lunes:
  • Empiezo mi día con dos tareas exigentes del proyecto A.
  • Continúo por la mañana con dos tareas menores del proyecto B y otra del proyecto C.
  • Después dejo sitio para las cosas del día, tareas repetitivas y encargos que seguro llegarán.
  • Termino el día con tareas manuales del día y haciendo dos tareas mecánicas del proyecto D.
El martes…
  • Empiezo mi día con una gran tarea del proyecto D.
  • Continúo por la mañana con otras tareas (menos) importantes del proyecto A y B.
  • Y dejo para el final del día una parte más mecánica del proyecto C.
Y así continuaría con el resto de los días. Al final de la semana, al hacer la planificación de la siguiente, puedo evaluar cómo voy. De este modo si ha habido algún retraso u obstáculo y he descuidado algún proyecto, puedo reforzarlo la siguiente semana en tiempo y tareas. Pero siempre asegurándome de hacer una parte de todos los proyectos todos los días.

1. Hacer un buen trabajo de análisis de los proyectos, descomponiéndolos en fases y tareas.
2. Constancia y garantizar avances diarios en todos y cada uno de los proyectos.
3. Combinar tareas más y menos exigentes para asegurar que cada trocito de cada proyecto se hace en el momento del día más idóneo.

Naturalmente que cuando hay muchos proyectos hay que hacer encaje de bolillos y a veces las pasamos canutas. Es complicado. Por eso se llama trabajo. Pero esta fórmula de trabajo hasta ahora siempre me han dado buenos resultados.

Fuente: Thinkwashabi
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