jueves, 26 de febrero de 2015

Claves para seleccionar tecnologías en proyectos de formación corporativa

Expertos de Chile, Colombia, Costa Rica, Argentina, España, Italia y Estados Unidos analizan las cuestiones a considerar y evaluar al momento de elegir soluciones de software adecuadas a las necesidades de cada proyecto de gestión del conocimiento, que soporten eficientemente los procesos de capacitación en empresas. ¿El cliente tiene que encajar en los moldes propuestos por el proveedor de una solución o la solución adaptarse a las necesidades del cliente? Interoperabilidad y relación entre contenidos y tecnologías, evaluadas desde diferentes ópticas.

Elliott Masie, fundador de The MASIE Center y el Online Learning Council, advirtió hace algunos años, que cuando una compañía decide implementar un proyecto formativo, lo primero a tener en cuenta reside en comprender que cada organización es única y que, al igual que ocurre con la vestimenta, no existe un talle que les calce a todos por igual.

En este sentido, el director de e-ABC, Carlos Biscay, considera que al momento de analizar la tecnología más apropiada para cubrir las necesidades y expectativas de una empresa, es imprescindible no atarse a preconceptos, sino comprender en profundidad cuáles son los requerimientos puntuales del cliente, y a partir de allí, encontrar y sugerir la solución que más se adapte a los mismos. “El proveedor debe tener la capacidad, el conocimiento y la experiencia suficiente, para poder acercar al cliente las opciones más ajustadas a sus objetivos y realidad contextual, y explicar con claridad los pros y contras de cada uno, para acompañar la toma de decisión”, añade el experto.

Por su parte, el CEO de AXG Tecnonexo, Marcos Fontela, recuerda que 30 años atrás, el cantante argentino Piero decía: tener claro dónde ir, es tener claro lo qué hay que decir, y tener claro donde hay que meter la mano. “Lo primero es saber qué buscamos. No en términos filosóficos, sino en términos bien prácticos. Para el plan de formación, hay que tener en claro qué se busca como resultado de negocio, de allí deducir qué comportamientos deben tener los colaboradores y qué habilidades y conocimientos necesitarán, y recién luego pensar qué tecnología nos puede ayudar en cada caso”, analiza. “Luego, elegir al socio (proveedor) adecuado. Es claro que el rol de la empresa contratante no puede ser el de conocer todas las opciones disponibles; por lo tanto, asesorarse con quienes sí conocen todas las alternativas posibles, es crucial”, completa el ejecutivo.

Según expresan las socias directoras de Net Learning, Susana Trabaldo y Nancy Piriz, dentro de las diversas opciones disponibles en el mercado, hay propuestas propietarias y otras de código abierto (open source). “La decisión tendrá que considerar: los recursos humanos y financieros, el equipamiento y los servicios que se requerirán para que la solución funcione las 24 horas, la flexibilidad del campus con respecto a los contenidos que se alojarán, las  herramientas comunicacionales que se proponen utilizar (foros, videos,  conferencias web, etc) y los recursos disponibles para la evaluación de los alumnos”, desglosan las especialistas.

Para Ramiro Aponte, CEO de la compañía colombiana Latined, lo más importante es tener claro el objetivo que se busca con el proyecto. “Puesto que no hay una herramienta que lo haga todo, es necesario mirar el tipo de actividades y estrategias de aprendizaje que se incluirán en los distintos programas de formación. Si se trata de simples contenidos lineales para autoformación, seguramente que un LMS/LCMS sería suficiente. Pero hoy día, en que se busca crear comunidades de práctica, insertar más multimedia, agregar sesiones sincrónicas de tutoría, integrar el programa de formación con el de gestión del conocimiento, etc., se requieren herramientas adicionales como repositorios digitales de contenidos, herramientas de webconference, inclusión de redes sociales privadas o públicas, mobile learning, etc. Definir qué de todo esto se necesitará, es el resultado de una buena planeación estratégica inicial”, analiza.

“Si el objetivo del proyecto es simplemente la apropiación del conocimiento por parte de los funcionarios de la organización, entonces mis indicadores los podré definir y medir con las múltiples formas que hay para evaluar el conocimiento adquirido a lo largo del programa. Pero si lo que quiero es, al mismo tiempo, mejorar el clima organizacional al interior de la institución, entonces, además de lo anterior, debo incluir el arsenal de herramientas de medición que usan los psicólogos, una vez he logrado, por ejemplo, integrar el personal a las redes sociales y permitirles interactuar más allá del ambiente puramente laboral”, razona Aponte. “Creo que todavía resta una buena investigación sobre el impacto de estas nuevas condiciones a las que se están enfrentando las personas, por lo novedosas que aún son para la mayoría. No es solamente un trabajo para los psicólogos sino para las directivas en general, pues al final de cuentas, ¿qué significa esto en términos de productividad?”, completa el especialista.


Mientras que el CEO de la empresa chilena SKM, Max Grekin, subraya que los principales factores críticos al escoger la opción tecnológica más adecuada en un proyecto de capacitación corporativa, tienen que ver con el diseño del software para responder a los requerimientos de administración o de desarrollo organizacional buscado. “Si estamos montados sobre un modelo en base a competencias, la solución tendrá que integrarlo; si es un modelo integrado con un ERP, o un proceso automatizado de selección, lo mismo. Los puntos críticos de la solución tecnológica tienen relación con el modelo completo y orquestado tecnológico y estratégico de RRHH de la organización”, expone el responsable del XI SKM Congress: Ideas Complejas, Mensajes Simples.

Tecnología y contenidos

“En el proceso de implementación de un proyecto de gestión del conocimiento, el factor tecnológico tiene que ser considerado tanto a nivel de aplicaciones como de contenidos”, sostiene Carlos Biscay.

El director de e-ABC revela que hay cinco factores a considerar especialmente para la selección del producto a utilizar: 
1. La compatibilidad con los navegadores predominantes en la comunidad de usuarios a impactar
2. Dónde estará instalada la solución en términos de infraestructura de hardware –si se instalará en un servidor propio o si se terceriza el servicio-.
3. El ancho de banda (teniendo en cuenta que puede competir directamente con las transacciones del core business, como en el caso de las intranets bancarias, lo que lleva a producir contenidos optimizados en bytes para reducir la transferencia de datos, con características de precarga, y posiblemente prescindir de videos o animaciones, manteniendo el objetivo pedagógico). 
4. La capacidad de integración con otros sistemas preexistentes (si el producto soporta capacidades específicas de integración, si permite agregar módulos o extensiones, si da la posibilidad de modificar el código fuente).
5. Si se requiere que implemente estándares de portabilidad de contenidos (AICC, SCORM), de exportación de evaluaciones (QTI), de accesibilidad (WAI, Section 508), protocolos de integración de repositorios (SRU/SRW, OAI), o simplemente si nos permite configurarlo en diversos idiomas o personalizarlo gráficamente sin perder la compatibilidad de actualización entre versiones.


“Las aplicaciones no deben ser seleccionadas solamente por sus características comparativas directas, sino también por cómo se integran a la plataforma tecnológica preexistente y la comunidad de usuarios”, precisa el experto argentino.

Randolf Kissling, CEO de Aura Interactiva,  considera que los indicadores a tener en cuenta, consisten en definir: si se desarrollarán contenidos internamente o si se tercerizarán, si se estará trabajando en uno o varios idiomas, y si hay que considerar procesos de formación sincrónica o asincrónica. Asimismo, identificar la plataforma mínima común (por ejemplo: Pc Vs Mac Vs iPad), la dispersión geográfica de la audiencia, el presupuesto de desarrollo y de actualización de contenidos y quienes van a ser los expertos involucrados.

El profesor de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), Roberto Hernández Soto, opina que debe haber una reflexión previa y una definición clara sobre el papel de la tecnología en la formación corporativa.

“Se puede poner el foco en el contenido y, por tanto, la capacidad de la tecnología para facilitar el acceso y distribución de los materiales, será un factor clave. Se puede focalizar en la interacción y la colaboración asíncrona, que llevará a seleccionar una tecnología distinta si se necesita un protagonismo mayor de la sincronía. En este último caso, debemos optar por aplicaciones de video streaming, pizarra electrónica, chat... Se puede enfatizar también el aprendizaje informal y, para ello, cobran especial relevancia las aplicaciones de soporte a las comunidades de práctica, como foros, blogs, wikis, aplicaciones de Dashboard (como Netvibes), marcadores sociales (como Delicious), o redes sociales y profesionales (como Twitter o Linkedin). En cualquier caso, la tecnología debe estar al servicio y ser coherente con los objetivos formativos y organizativos”, describe el ex responsable de innovación y TIC aplicadas a la formación de la Junta de Castilla y León.

Hernández Soto entiende que es fundamental asegurar la interoperabilidad de las tecnologías que se van a aplicar en la formación con otros sistemas de información ya existentes en la organización (ERPs, intranets, portales corporativos, gestores de contenidos) y la compatibilidad con los estándares de desarrollo, sistemas de seguridad, bases de datos y otros criterios definidos desde la unidad responsable de la informática corporativa. “Otro aspecto muy importante es la flexibilidad, aplicable a los aspectos gráficos, funcionales y metodológicos. Esto permite adaptar la tecnología a los requerimientos que pueden aparecen en el futuro y que, si no se cuenta con herramientas suficientemente flexibles, obligan a un cambio de aplicación con la consiguiente pérdida de tiempo y de recursos”, sustenta el experto español.
“Además, en todo proyecto de formación corporativa, es habitual que existan necesidades crecientes: mayor número de acciones formativas, de profesionales que requieren formación, y de materiales y docentes que gestionar. Para atender estos incrementos en la demanda de servicios manteniendo la calidad del servicio, la tecnología debe ser escalable”, discurre Roberto Hernández Soto.

Según Fabrizio Cardinali, presidente del European Learning Industry Group, y
CEO de eXact learning solutions, cómo consecuencia de la tendencia hacia el single sourcing, muchos clientes están separando el desarrollo de contenidos de su elección de soluciones LMS (Learning Management System) o VLE (Entorno Virtual de Aprendizaje), provocando que la producción y gestión de contenidos estén confluyendo en plataformas e infraestructuras más especializadas, conocidas como Learning Content Management Systems(LCMS) o repositorios digitales (RD), dependiendo si el foco está mayormente puesto en la producción o en el intercambio y distribución del contenido, respectivamente. “Las soluciones LMS y LCMS/RD suelen ser seleccionadas de diferentes fabricantes y proveedores con el objetivo de garantizar la interoperabilidad y reutilización de los contenidos, evitando bloqueos”, informa el ejecutivo.

“La selección de un LCMS se está produciendo con las soluciones LMS ya instaladas en la organización, mediante el uso de mecanismos de importación y exportación de contenidos, como aquellos soportados en antiguos y nuevos estándares de la industria, tales como AICC (por ejemplo, PENS - Package Exchange Notification Support) o la nueva generación de paquetes SCORM”, apunta Cardinali.

A criterio del CEO de eXact learning solutions, el diseño de la interoperabilidad de los LMS y LCMS puede variar a partir de los siguientes niveles:
- Nivel 1, publicación estática: los contenidos se entregan en forma simple entre los dos sistemas
- Nivel 2, publicación estática automática: entrega automática de servicios web 
- Nivel 3, publicación dinámica: nuevas formas de integración dinámica, donde la prestación, seguimiento y secuenciación de contenidos reside por completo en la solución de LCMS, representando el único depósito de la organización para contenidos de aprendizaje, con el LMS actuando como un inicio de sesión planificado para la inscripción del usuario, y la construcción y distribución de la clase, pero sin el deber de soportar las diferentes alternativas de contenido, tales como el aprendizaje móvil y los Virtual Learning Worlds emergentes.


Adaptar o adaptarse

¿El cliente tiene que encajar en los moldes propuestos por el proveedor de una solución o la solución adaptarse a las necesidades del cliente? Para Trabaldo y Piriz, es algo intermedio, ya que desde ambas partes se necesita adaptación. “Hoy las plataformas son bastante customizables pero siempre hay algunos requisitos básicos que se deben respetar”, advierten.

Ramiro Aponte considera que ésta es una encrucijada a la que frecuentemente se enfrentan los directores de recursos humanos. “Por supuesto que la compañía preferiría una solución a la medida de sus necesidades, ya que el programa de formación usualmente se diseña sin tener en cuenta el tipo de tecnología con que se cuenta. Sin embargo, en la práctica, las soluciones del mercado, con toda la parametrización que se les quiera dar, suelen ser rígidas y no es fácil que el proveedor permita modificar su código fuente para dichas adaptaciones. Así que todo termina siendo una adaptación de lado y lado. La herramienta se adapta hasta donde puede, a lo que el cliente requiere, y el cliente modifica su metodología de formación para que no le sea muy costoso implementar su programa”, expresa el CEO de Latined, sintonizando con la postura de las titulares de Net Learning.

En esta línea, Marcos Fontela entiende que cuanto menos deba adecuarse una empresa a la solución que está adquiriendo, mejor. “Las necesidades del negocio las conoce el comprador siempre mejor que el proveedor, cuyo trabajo es evaluar de qué manera se responde a las necesidades del cliente. Dicho esto, sin embargo, hay dos extremos en los que suelen caer las empresas al momento de responder a esta pregunta: creer que no deben escuchar a las sugerencias del proveedor (porque están sesgadas por el interés de vender y por ende sólo deben atender sus propias necesidades), y pretender hacer todo a medida (queriendo cuestionar prácticas probadas que han dado resultado en otras empresas). Si algo funciona igual de bien en Sudáfrica que en Francia durante 200 años, entonces no cuestionemos si en nuestra empresa tiene sentido hacerlo. Por ello, separar el trigo de la paja es crucial: saber bien qué se necesita, pero aprovechar las buenas prácticas de terceros”, asegura el CEO de AXG Tecnonexo.

Hernández Soto sostiene que la experiencia demuestra que, cada vez más, es necesario un diálogo profundo entre proveedores y clientes para buscar las mejores soluciones. “Los proveedores acumulan un conocimiento muy valioso sobre las soluciones que ofrecen puesto que, a menudo, este conocimiento está contrastado con otros clientes y validado por casos de éxito aplicados en otros contextos. Los clientes, por su parte, aportan un conocimiento crítico de su sector, de su entorno competitivo, de su contexto organizativo, de sus procesos de aprendizaje internos, etc. Por tanto, la solución debe considerar todos estos factores y tener siempre presente que debe ser sostenible en el tiempo. Esta característica de la sostenibilidad facilita una relación mutuamente beneficiosa entre cliente y proveedor, ya que supone que las decisiones que se tomaron a la hora de implantar una determinada tecnología fueron fruto de la colaboración y del entendimiento entre quién tiene la necesidad y quién le ayuda a satisfacerla”, puntea.

En tanto, Max Grekin señala que existen distintos proveedores y diferentes soluciones tecnológicas de apoyo a un modelo de desarrollo organizacional, capacitación y gestión del conocimiento. “Es importante que el cliente busque un proveedor que sea idóneo para su tipo de proyecto y que éste encuentre la solución tecnológica adecuada que encaje como a un guante con la problemática o mejor solución para la compañía a implementarse”, expone el CEO SKM.

Por su parte, Randolf Kissling cree que debe buscarse un balance. “Generalmente el cliente tiene ciertos requerimientos que deben ser respetados. Al mismo tiempo la Educación tecnológica avanza tan rápido que el cliente no debe ignorar las nuevas tendencias, los nuevos métodos y las mejores prácticas de desarrollo, que puedan ser implementadas por un proveedor en la empresa”, sugiere.

Al tiempo que Fabrizio Cardinali recalca que el estado del arte en los LCMS y sistemas RD suele ofrecer el nivel de configurabilidad que permite su adaptación a los formatos de contenidos, hábitos y necesidades del cliente. “La personalización de una solución LCMS o RD a los metadatos y taxonomías de clasificación de contenidos específicos, así como a los templates de las empresas, debe estar incluida entre las opciones de configuración de la plataforma LCMS. A partir de allí, el envío, notificación, almacenamiento y distribución de contenidos para múltiples entornos (en línea o no), dependiendo de la estrategia y necesidades de distribución, y de la posibilidad de cambiarla a través del tiempo y el espacio en una gran organización, debe ser fácilmente extensible dentro del LCMS establecido”, comenta. “Estos son algunos de los requisitos básicos que se deben buscar al decidir activar una infraestructura LCMS/RD en una organización”, amplía el presidente del European Learning Industry Group y CEO de eXact learning solutions.

“Hoy la clave está en la independencia tecnológica que pueda proponer cada proveedor, en su conocimiento y experiencia de mercado, y capacidad para seleccionar, evaluar, integrar e implementar herramientas open source y propietarias”, asevera Leonardo Rodríguez, director de Investigación y Desarrollo de e-ABC. “La decisión pasa por efectuar un análisis adecuado de consultoría, que permita responder a las necesidades y objetivos de cada organización interesada en desarrollar un proceso de gestión del conocimiento. Para ello es vital preguntarle al cliente si precisa una plataforma sencilla de administrar y utilizar; una solución con grandes posibilidades de integración a sus sistemas de autentificación de usuarios, RRHH o bases de datos corporativas; una herramienta con diversidad de configuración y funcionalmente modular; o si simplemente desea que sus usuarios se autentifiquen para navegar los contenidos SCORM y luego obtener sus reportes de seguimiento. Luego de obtener estas respuestas, será el momento de evaluar los sistemas que resuelvan los requerimientos identificados y proponer opciones al cliente”, aconseja el experto.


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