Estoy trabajando en la planificación y preparación de dos
presentaciones importantes, ambas con fines formativos. La presión es
relativamente alta porque en ambos casos los miembros del público (1)
esperarán obtener un alto valor y aprender tanto como les sea posible, y
(2) en vista de su perfil, preguntarán, refutarán y, en general, se
cuestionarán todo aquello que no les parezca, a priori, evidente.
Según José María Palomares,
Director de Comunicación de Telefónica, el 80% del éxito de una
presentación ocurre antes de la puesta en escena. Y efectivamente, las
horas que dediquemos a planificar, preparar, diseñar y practicar una
presentación, será un tiempo muy bien invertido y que arrojará buenos
frutos.
Nancy Duarte, en su libro Resonate,
detalla un proceso de planificación en nueve pasos que se sale
completamente de “lo común”. Parte de la base de tener ya hecha la
primera parte de los deberes (tener claro el objetivo, definido el
mensaje e investigado el público). Éstos son los nueve pasos:
1. Generar ideas
Recopilar, crear y escribir todo aquello que se nos ocurra que pueda
servir para desarrollar la presentación. Preferiblemente escribirlas en
“postits” o en trozos de papel similares en tamaño para su posterior
uso.
2. Filtrar
Siempre apoyados de a la idea central, descartar todo aquello
que no añada valor. Todo lo que apoye al mensaje, se queda. Lo que no,
fuera.
3. Agrupar
Por tema. Encontrar vínculos entre las ideas para poder crear
conjuntos de ideas relacionadas y colocarlas en grupo sobre una
superficie grande (el suelo o una mesa de reuniones).
4. Crear mensajes
Convertir los temas en mensajes. Una vez agrupadas las ideas,
encontrar y redactar el mensaje que transmite cada grupo; su idea
central. Escribir dicho mensaje en una frase completa y colocarlo junto a
su grupo.
5. Organizar ideas y mensajes
Para lograr mayor impacto. Determinar la secuencia más lógica
en la que presentar estos mensajes, para optimizar el resultado de
nuestra presentación.
6. Añadir temas de apoyo
O evidencia. Incluir información que soporte a cada uno de
esos mensajes, en forma de ejemplos, historias e ilustraciones que
refuercen cada mensaje.
7. Reforzar los puntos de inflexión
Entre la Introducción y el Cuerpo, y entre el Cuerpo y el
Cierre. Esto es para presentadores avanzados. Según Nancy, el primer
punto de inflexión (“llamada a la aventura”) es el que da fin a la
introducción y da paso al desarrollo del cuerpo de la presentación, o
inicio de la aventura. El segundo (“llamada a la acción”) refuerza el
mensaje central y la necesidad de actuar, dando paso al cierre en el que
deberíamos pintar un futuro esperanzador.
8. Verificar contraste
Emocional, de contenido y de puesta en escena. El contraste es
lo que mantiene al público en vilo, atento. El contraste emocional es
el que juega con la situación actual y la situación deseada (del
público), indicando “lo que es” y comparándolo con “lo que podría ser”.
El contraste de contenido es la variación entre teoría e ilustración
(anécdotas y ejemplos). El contraste de puesta en escena es el cambio
entre forma de presentar (de sermón, a dinámica de grupo, a vídeo, a
preguntas, etc).
9. Visualizar el mensaje
Convertir las palabras en imágenes. Sólo en este punto podemos
comenzar a pensar en PowerPoint. Pero antes de abrir el ordenador, hay
que bosquejarlas a mano hasta que encontremos la secuencia apropiada de
imágenes.
¿Qué aporta la organización visual de las ideas?
En ambos casos estoy aún en el punto 6 (añadir temas de apoyo), lo
que significa que me queda trabajo por hacer. No obstante, el mero
cambio de chip supone una manera muy distinta de enfocar las
presentaciones.
A simple vista, me he podido percatar de cuatro grandes ventajas:
*Claridad
El proceso de escribir cada idea en un trozo de papel e ir
repasándolas todas a medida que vamos distribuyéndolas sobre la mesa y
luego agrupándolas según su afinidad, permite ver la presentación con
mucha claridad, con nuevos ojos. También facilita muchísimo la tarea de
descartar material irrelevante.
*Conexiones no pensadas
Además, esta misma dinámica hace que se vayan generando
asociaciones no pensadas antes. Esto hace que nos cuestionemos la forma
de agruparlas y que se nos ocurran maneras no tan obvias de hacerlo.
*Nuevas ideas
El proceso hace que, viendo la foto desde fuera, nos demos cuenta de
huecos importantes y del potencial para incluir nuevas ideas que sumen
al mensaje principal que queremos desarrollar.
*Creatividad
El modo en el que se desarrolla el ejercicio nos pone en una tesitura
creativa poco habitual (al menos para mí). Sacar la organización de
ideas de la cabeza y ponerla visualmente sobre una gran superficie nos
da una visión mucho más amplia de la situación y nos abre un mundo de
posibilidades. Claro, no todas son susceptibles de ser materializadas,
pero sí surgen nuevas posibilidades que no se nos habrían ocurrido si
nos hubiésemos ceñido al bloc de notas.
Todavía me quedan pasos por explorar con estas dos presentaciones y
la verdad es que me apetece mucho continuar y descubrir cosas que no
descubriría con un método de trabajo más “tradicional”.
Organiza visualmente tus ideas en tu próxima presentación. Descubrirás cosas interesantísimas.
