jueves, 19 de marzo de 2015

Un tercio de las empresas es incapaz de controlar la gestión del contenido en redes sociales

A pesar de que en las compañías el uso de comunicaciones digitales y plataformas de comunicación crece a un ritmo más elevado que entre los consumidores, un tercio de ellas no tiene a ningún responsable de gestión del contenido en mensajería instantánea (39%), móvil (32%), redes sociales (28%) e intercambio de contenidos en la nube (33%), tal y como refleja un estudio encargado por Iron Mountain, empresa dedicada a la gestión y almacenamiento de la información, a AIIM, la comunidad global de profesionales de la información.
El informe arroja que tan solo un 10% de las empresas es incapaz de controlar tipos de información más asentados, como, por ejemplo, el correo electrónico, los datos de clientes y el contenido público en su sitio web.
Y es que la mensajería basada en texto ya es un archivo oficial y está sujeta a la misma normativa de protección de datos, cumplimiento de la legislación y requisitos de conservación por los que se rigen los documentos empresariales en papel y en formato electrónico. Por ello, la falta de una monitorización y una toma de responsabilidad efectivas podrían tener un impacto significativo en la seguridad de la información y el cumplimiento de la normativa.
Para hacernos una idea del volumen de datos y variedad de información que se mueve en estos canales, solo en una empresa europea estándar se utilizan 37 tipos distintos de plataformas para compartir archivos y 125 plataformas para el trabajo colaborativo o Dropbox, que es utilizado por 4 millones de compañías en el mundo. Aparte de estos nuevos canales, las organizaciones se enfrentan a otros más tradicionales como son los mails. Cada día, 121 empleados envía o recibe una media de 121 correos electrónicos.
Ante tanto flujo de contenido subido y distribuido a través de estos nuevos canales, es vital que se controle mediante políticas relacionadas con la información, ya que se puede incurrir en disputas legales tales como malas prácticas, filtraciones de información confidencial o brechas de uso aceptable.
Iron Mountain and AIIM recomiendan hacer uso de la siguiente checklist para garantizar que la información se gestione de manera responsable:
• Asegurarse de que cualquier tipo de información tiene un propietario: asignar la responsabilidad de los datos y la gestión de la información, TI, legal/compliance, marketing, RRHH, por ejemplo.
• Segmentar y priorizar el contenido y centrarse en aquella información esencial, confidencial, delicada.
• Implementar de forma rigurosa la captura y conservación de datos, así como las políticas de borrado.
• Automatizar las políticas de conservación y borrado
• Implementar sistemas de ECM/ERM para sustituir el intercambio informal de archivos a través de procedimientos online.
• Crear y comunicar de forma clara a los empleados las políticas y normativas.
• Externalizar la gestión y almacenamiento de los datos, si es necesario.
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